Przechowywanie danych osobowych to duże wyzwanie, jednak RODO, czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych pomaga uporządkować tą czynność. W bezpiecznych, wytrzymałych szafach oraz chronionych plikach dane powinny być chronione przez cały czas, określony przez przepisy krajowe i europejskie. Ile lat powinno się powinno się przechowywać konkretne dokumenty? Podpowiadamy poniżej.

Ściśle określony czas przechowywania danych

W zależności od celu w którym przechowywane są dane osobowe, odpowiedź na to, ile lat należy je gromadzić, będzie różna. Na przykład, w przypadku dokumentów związanych z podatkami, dane należy zachować na wypadek kontroli skarbowej, która może się odbyć w przeciągu 5 lat. Dlatego dokumenty podatkowo-rachunkowe powinny być archiwizowane przez wspomniane 5 lat, licząc od roku następującego po dacie wystawienia – w praktyce może to wynieść niemal 6 lat.

Dokumenty pracowników, na podstawie których można określić prawo i wysokość do emerytury to jedne z najdłużej przechowywanych danych – należy chronić przez 50 lat. Inne dokumenty pracowników powinny być archiwizowane przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. W każdej sytuacji warto sprawdzić zapisy dotyczące przedawniania się roszczeń związanych z danymi na konkretnych dokumentach – to, ile czasu zajmuje przedawnienie danej sprawy, będzie także określało czas przechowywania danych.

Kiedy należy zniszczyć dokumenty z danymi?

Co bardzo ważne, RODO zaleca przechowywanie danych osobowych przez możliwie najkrótszy czas, to znaczy: dokładnie tyle, ile jest określone, a następnie niezwłocznie powinny być trwale i skutecznie usunięte. Dłużej powinno się zachować wyłącznie uzasadnione informacje, na przykład historyczne bądź wykorzystywane w badaniach naukowych które są w interesie publicznym.

Najlepsze miejsce do przechowywania danych osobowych

Bez względu na to, ile lat należy przeprowadzać przechowywanie danych osobowych, dokumenty i inne akty papierowe powinny być składowane w uporządkowany sposób w wytrzymałych, wysokiej jakości metalowych meblach: szafach i szufladach, które są zamykane na klucz. Dostęp do nich powinny mieć wyłącznie osoby posiadające stosowne upoważnienie. Szafy pancerne mają różne wielkości i kształty, dlatego można je dobrać w taki sposób, żeby optymalizować archiwizację oraz aranżację pomieszczenia, w którym się znajdują.